HENDRICH software

spisová služba
Tisk článku

KEO4 Spisová služba

Spisová služba KEO4 je vhodná pro všechny organizace, které mají povinnost vést spisovou službu podle zákona 499/2004 Sb. Zajišťuje evidenci a manipulaci s dokumenty a spisy v celém jejich životním cyklu. Celé řešení je rozděleno do několika modulů.

 

Pro příjem a zaevidování listinných i elektronických dokumentů je určen modul Podatelna. K dispozici je přímé napojení na e-mailové účty a datové schránky. Elektronické dokumenty může podatelna opatřit časovým razítkem. Zaevidovaný dokument je předán k vyřízení konkrétnímu pracovníkovi nebo organizační jednotce. Vedoucí organizační jednotky potom zajistí přerozdělení dokumnetlů mezi podřízené. Volitelnou možností je funkce Konverze z moci úřední, která se na podatelně typicky využívá pro konverzi elektronických dokumentů do listinné podoby. Pracovník podatelny má k dispozici přehled všech dokumentů, zásilek, spisů, doručenek, datových zpráv a e-mailů s možností vyhledávání a tisků.

Modul Referent je připraven pro komfortní práci s dokumenty a spisy. Došlý dokument lze vyřídit odpovědí, vzetím na vědomí, případně založit do spisu a vyřizovat se spisem. Uživatel má možnost využít podporu pro postoupení dokumentu jinému subjektu. Vlastní dokumenty uživatel vytváří v textovém editoru do připravených šablon. Před odesláním program nabízí převedení dokumentu do výstupního formántu PDF/A, připojení elektronického podpisu, případně časového razítka. V návaznosti na vnitřní pravidla organizace si může uživatel vyžádat schválení nebo podpis od jiných uživatelů. Modul podporuje hromadnou korespondenci i práci s rozdělovníkem. Dokumenty a spisy je možné zpřístupnit k nahlížení dalším referentům, případně předat jinému uživateli k vyřízení. Při přípravě analogových zásilek lze využít tisk obálek a štítků.

Zásilky, které mají být odeslány, se předávají do modulu Výpravna ke zpracování. V tomto modulu je k dispozici zpracování pro Českou poštu včetně tisku Poštovního podacího archu, případně export dat pro elektronický podací arch. Výpravna také odesílá datové zprávy do datových schránek a e-maily přes elektronickou podatelnu.

Vyřízené dokumenty a spisy se v souladu se spisovým řádem organizace předávají do modulu Spisovna. Po uplynutí skartační lhůty jsou dokumenty a spisy automaticky zařazeny do skartačního řízení.

Spisovou službu lze provozovat ve standardním režimu nebo jako zjednodušenou spisovou službu, která vyhoví malým organizacím s jednoduchou organizační strukturou. Zjednodušená Spisová služba nepracuje s Výpravnou.

Pro koho je produkt vhodný

  • Organizace, které mají povinnost vést spisovou službu dle zákona 499/2004 Sb.

 

 
Přílohy k článku
Jméno souboru Popis Velikost
SSL.pdf 1503.3 Kb
Tisk článku